Quy tắc Teamwork của người Nhật
Phong cách làm việc của người Nhật cực kì coi trọng tinh thần tập thể và hiệu quả của làm việc tập thể. Bằng sự sáng tạo và chăm chỉ, người Nhật hiểu rõ sức mạnh to lớn của Teamwork hiệu quả và đúc kết ra những “quy tắc” riêng để đạt được điều này. Một trong số đó là quy tắc Horenso. Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.
Horenso là gì và nó được áp dụng ra sao?
HoRenSo = Ho_koku (Báo cáo) + Ren_raku (Trao đổi) + So_dan (Hỏi ý kiến)
Báo cáo định kỳ, thường xuyên trao đổi, bàn bạc và hỏi ý kiến trước khi quyết định. HoRenSo cũng là chủ động trong công việc.
1. HOKOKU: BÁO CÁO
Đối với người Nhật, báo cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận được báo cáo, sếp sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc nhân viên làm đang diễn biến như thế nào. Và tất nhiên, sếp sẽ không mong muốn phải liên tục hỏi những câu như “việc đó đến đâu rồi..?” Nhưng phải báo cáo điều gì? Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao?
Thời điểm báo cáo:
- Khi kết thúc công việc được giao.
- Với những công việc có hạn dài. Báo cáo tiến độ dựa theo phân mục nhỏ trong công việc (theo tuần hoặc tháng)
- Các sự cố phát sinh, các ý kiến đề xuất hoặc sáng tạo thúc đẩy công việc.
Phương pháp báo cáo tốt:
- Định kỳ, chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin.
- Thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích. Có đưa ra giải pháp.
- Trường hợp khẩn cấp có thể báo cáo bằng miệng.
- Báo cáo bằng văn bản: Nếu nội dung phức tạp khó hiểu có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ….để miêu tả cho dễ hiểu Báo cáo bằng Email…
Phương pháp báo cáo không tốt:
- Ngẫu hứng, thiếu chính xác. Ít thông tin. Tin tốt báo trước. Văn phong thiếu tôn trọng. Chỉ hỏi và tham khảo.
2. RENRAKU: GIAO TIẾP
Renraku đề cao sự giao tiếp giữa các thành viên.
Phương pháp giao tiếp tốt:
- Nhanh chóng, ngắn gọn hết sức có thể, tóm gọn các ý chính, trực tiếp vào vấn đề.
- Giao tiếp với tinh thần lắng nghe và tôn trọng
3. SODAN: BÀN BẠC
Hiệu quả làm việc của “tập thể” sẽ luôn vượt trội hơn một “số đông” các cá nhân. Mấu chốt của việc này nằm ở Sodan (bàn bạc, trao đổi)
Cách bàn bạc tốt:
- Khuyến khích nhiều ý kiến, phong cách.
- Ghi nhận dung hòa các luồng ý kiến
- Mục đích rõ ràng ai cũng nắm bắt.
- Có quyết định cuối cùng, mọi người tuân thủ theo quyết định
TỔ CHỨC GIÁO DỤC KINGSMAN
Hotline: 0989.644.567 – 0246291579
Địa chỉ: Lô J01-08, Biệt thự An Phú, Khu đô thị Dương Nội, Hà Đông, Hà Nội
Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: Tầng 16, Saigon Tower, 29 Lê Duẩn, Quận 1, TP. HCM
